工程项目管理软件操作流程及说明

来源:admin|发布时间:2020-12-09 16:20:58|浏览次数:

一、分包、采购、租赁及销售合同业务

(一)分包合同

1、分包合同建立

(1)合同建立

项目部门录单员操作:点击导航界面“分包管理”→填写《分包合同》→(左侧展开,选择要建立合同的项目)点击“新建”→按分包合同完整填写有关内容→单击下方“合同内容”→点击“新增”(双击选择分包内容,点击关闭)→输入“数量”和“含税单价”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(2)合同文本上传

项目部门录单员操作:合同经审批,代表人及对方签字盖章后扫描或拍照,上传到系统,具体操作进入《分包合同》→(左侧展开,选择对应项目,单击分包合同)单击下方“合同文本”→点击“新增”→点击“导入

2、分包合同变更

项目部门录单员操作:点击导航界面“分包管理”→点击《分包合同》→左侧展开项目,选中项目,单击右侧合同→单击下方“合同变更”→点击“新建变更”→点击“新增”菜单选择(原合同数量或价格变更选择“从原始合同内容中选择”,新增项目选择“从分包内容维护中选择”)→录入变更内容(对变更内容数量或单价进行修改,对新增项目录入内容数量及单价)→选择“变更方式”(根据变更内容选择)→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(二)采购合同

1、采购合同建立

(1)合同建立

项目部门录单员操作:点击导航界面“材料管理”→填写《采购合同》→(左侧展开,选择要建立合同的项目)点击“新建”→按采购合同完整填写合同内容→单击下方“合同内容”→点击“新增”→选择“添加材料”(双击选中材料,点击关闭)→输入“数量”和“含税单价”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(2)合同文本上传

项目部门录单员操作:合同经审批,代表人及对方签字盖章后扫描或拍照,上传到系统,具体操作进入《采购合同》→(左侧展开,选择对应项目,单击分包合同)单击下方“合同文本”→点击“新增”→点击“导入

(3)采购合同变更

项目部门录单员操作:点击导航界面“材料管理”→点击《采购合同》→左侧展开项目,选中项目,单击右侧合同→单击下方“合同变更”→点击“新建变更”→点击“新增”→选择“添加材料”(原合同数量或价格变更选择“”,新增项目选择“”)→录入变更内容(对变更内容数量或单价进行修改,对新增项目录入内容数量及单价)→选择“变更方式”(根据变更内容选择)→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(三)租赁合同

1、租赁合同建立

(1)合同建立

项目部门录单员操作:点击导航界面“租赁管理”→填写《租赁合同》→(左侧展开,选择要建立合同的项目)点击“新建”→按租赁合同文件完整填写合同内容(注意:a.合同类别有三种,设备机械租赁选择机械合同;运输车辆租赁选择运输合同;周转材料租赁选择材料合同;b.内部设备机械、运输车辆及材料租赁合同类别选择“机械合同”,租赁类别选择“内部租赁”)单击下方“合同内容”→点击“新增”新增租入设备机械或运输工具信息→输入数量含税单价及含税金额)→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(2)合同文本上传

项目部门录单员操作:合同经审批,代表人及对方签字盖章后扫描或拍照,上传到系统,具体操作进入《租赁合同》→(左侧展开,选择对应项目,单击租赁合同)单击下方“合同文本”→点击“新增”→点击“导入

(3)租赁合同变更

项目部门录单员操作:点击导航界面“租赁管理”→点击《租赁合同》→左侧展开项目,选中项目,单击右侧合同→单击下方“合同变更”→点击“新建变更”→点击“新增”菜单选择(原合同数量或价格变更选择“从原始合同内容中选择”,新增项目选择“从机械维护中选择”、“从运输车辆维护中选择”、“从租赁材料维护中选择”)→录入变更内容(对变更内容数量或单价进行修改,对新增项目录入内容数量及单价)→选择“变更方式”(根据变更内容选择)→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(四)销售合同

1、销售合同建立

(1)合同建立

项目部门录单员操作:点击导航界面“材料管理”→填写《销售合同》→(左侧展开,选择要建立合同的项目)点击“新建”→按销售合同完整填写有关内容→单击下方“合同内容”→点击“新增”(双击选择材料,点击关闭)→输入“数量”和“含税单价”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(2)合同文本上传

项目部门录单员操作:合同经审批,代表人及对方签字盖章后扫描或拍照,上传到系统,具体操作进入《销售合同》→(左侧展开,选择对应项目,单击分包合同)单击下方“合同文本”→点击“新增”→点击“导入

(3)销售合同变更

项目部门录单员操作:点击导航界面“材料管理”→点击《销售合同》→左侧展开项目,选中项目,单击右侧合同→单击下方“合同变更”→点击“新建变更”→点击“新增”→选择“添加材料”(原合同数量或价格变更选择“”,新增项目选择“”)→录入变更内容(对变更内容数量或单价进行修改,对新增项目录入内容数量及单价)→选择“变更方式”(根据变更内容选择)→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

二、日常单据填写与操作业务

(一)采购业务

1、填写采购计划

项目部门录单员操作:点击导航界面“材料管理”→填写《采购计划单》→点击“新建”→选择“计划项目”→选择“计划人”(项目经理)→选择“计划名称”(采购xx材料)→选择“计划类型”(自行采购:项目上采购;公司统一采购:乔剑采购)→选择“收货人”→点击“添加材料”,添加完毕后关闭添加页面即可→填写“数量”和“单价”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→保存

2、填写采购合同

采购人操作:在“合同内容”下选择“导入”→“从采购计划单中调入”,其他内容见上述采购合同填写操作。

3、采购发货

采购人操作:点击导航界面“材料管理”→填写《材料验收单》→点击“新建”→选择“原始单填写”→选择“执行合同”→选择“进场方式”(部门收货选择采购入库;工程项目收货选择直进项目)→部门收货选择“默认库房”和“默认库管”,直进项目则根据领料人所在的部门选择“领料班组”和“领料人”→输入实际收货“数量”→在“备注”中写明运货车辆及车牌号(若供应商负责送货,则不填此项)→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

4、项目部门收货

收货人操作:收到材料时,操作审核收货→打开手机钉钉“工作台”→进入“金石软件”→点击“审核中心”找到对应的《材料验收单》→确认实际收货数量、信息是否一致,数据、信息无误点击“审核”;数据、信息有误则点击“修改”(修改后“保存”,重新返回“审核中心”,再次点击单据,点击“审核”)→点击“我要签名”(在签名区域签上收料人姓名)→点击“输出签名”→点击“提交

(二)材料调拨业务

1、用料申请业务

项目部门录单员操作:点击导航界面“材料管理”→填写《用料申请单》→点击“新建”→选择“项目名称”→选择“申请名称”(申请调拨xx材料)→选择“申请单位”→选择“申请类型”→选择“收货人”、“收货地址”和“收货人手机”→点击“添加材料”,添加完毕后关闭添加页面即可→输入申请“数量”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→保存

2、调拨发货

出库录单员操作:点击导航界面“材料管理”→填写《材料调拨单》→点击“新建”→选择“调出项目或公司总库”→选择“出场方式”(从库房调出则选择库房调出;从项目上调出则选择班组缴料)→从库房调出选择“默认出库”和“库管员”,从项目上调出则选“缴料班组”和“缴料人”→选择“调入项目或公司总库”→选择“进场方式”(项目直接使用选择“直进项目”;进入库房则选择“调拨入库”)→直进项目下根据领料人所在的部门选择“领料班组”和“领料人”,调拨入库则选择“现场库房名称”和“库管员”→点击“调入”→选择“从用料申请中调入”(双击上方单据,全部调入或者单击上方单据,双击下方材料的明细→确定)→输入实际发出“数量”→在“备注”中写明运货车辆及车牌号→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

3、调拨收货

收货人操作:→收到材料时,操作审核收货→打开手机钉钉“工作台”→进入“金石软件”→点击“审核中心”找到对应的《材料调拨单》→确认实际收货数量、信息是否一致,数据、信息无误点击“审核”;数据、信息有误则点击“修改”(修改后“保存”,重新返回“审核中心”,再次点击单据,点击“审核”)→点击“我要签名”(在签名区域签上收料人姓名)→点击“输出签名”→点击“提交

(三)分包验收业务

项目部门录单员操作:点击导航界面“分包管理”→填写《分包验收单》→点击“新建”→选择“原始单填写”→选择“验收类型”(有分包合同选择“分包验收”;无分包合同则选择“点工验收”)→执行分包验收则点击“执行合同”(双击要验收的合同,输入实际“验收数量”,点击“保存”即可。);执行点工验收则选择“发生项目”→选择“往来单位”→点击“添加”→双击要结算的点工申请单,关闭选择单据界面→输入实际验收“数量”和“含税单价”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(四)租赁业务

1、租赁结算

项目部门录单员操作:点击导航界面“租赁管理”→填写《机械结算单》→点击“新建”→选择“原始单填写”→选择“租赁来源”→选择“执行合同”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

2、内部车辆结算

项目部门录单员操作:点击导航界面“租赁管理”→填写《运输车辆单》→点击“新建”→选择“原始单填写”→选择“发生项目”→选择“往来单位”为内部结算→选择“关联单据类型”为外包机械单→选择“关联对应单据”→填写“备注”为XX项目车辆结算→点击“添加”→输入“单位、数量、含税单价”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

3、设备维修

项目部门录单员操作:点击导航界面“固定资产”→填写《设备维修单》→点击“新建”→选择“维修项目或公司总库”→选择“往来单位”→选择“设备名称”(从设备维护中选择)→填写“维修人”姓名→点击“添加维修项目A”→选择“费用类别”→输入“数量、含税单价”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(五)设备出租业务

1、设备出租

项目部门录单员操作:点击导航界面“固定资产”→填写《设备出租单》→点击“新建”→选择“出库项目或公司总库”→选择“往来单位”→选择“出场方式”→选择“默认库房”→点击“从库房中选择调出设备”→输入“租赁单价”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

2、出租结算

项目部门录单员操作:点击导航界面“固定资产”→填写《出租结算单》→点击“新建”→选择“往来单位”→选择“经办人”→点击“添加结算批次”→选择“结算批次”→选择“计价方式”→选择“结算终止日期”→选择“计算方式”→选择“默认收入项目”→点击“确定”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

3、设备归还

项目部门录单员操作:点击导航界面“固定资产”→填写《设备出租单》→点击“新建”→选择“入库项目或公司总库”→选择“往来单位”→选择“进场方式”→选择“默认库房”→点击“添加”(选择归还车辆设备)→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(六)运输业务

运费结算

项目部门录单员操作:点击导航界面“租赁管理”→填写《运输车辆单》→点击“新建”→选择“原始单填写”→选择“发生项目”→选择“往来单位”→选择“关联单据类型”→选择“关联对应单据”→填写“备注”为运费→点击“添加”→输入“单位、数量、含税单价”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(七)设备采购销售业务

1、设备采购

项目部门录单员操作:点击导航界面“固定资产”→填写《设备采购单》→点击“新建”→选择“入库项目或公司总库”→选择“往来单位”→选择“进场方式”→选择“默认库房/领料班组”→选择“默认库管/领料人”→选择“发票类别→点击“添加”(从设备维护中添加)→输入“单位、数量、含税单价”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存”→将采购合同附件上传

*若有定金,直接点击付款生成付款申请单,具体填写见付款申请单操作。

2、设备销售

项目部门录单员操作:点击导航界面“固定资产”→填写《设备销售单》→点击“新建”→选择“出库项目或公司总库”→选择“往来单位”→选择“经办人”→选择“出场方式”→选择“默认库房/缴料班组”→选择“默认库管/缴料人”→选择“发票类别→点击“添加”→输入“单位、数量、含税单价”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(八)劳务业务

1、劳务人员维护

项目部门录单员操作:点击界面上方“劳务”→点击“劳务人员维护”→点击“新增”(输入劳务人员姓名、身份证号、电话号码、入职日期、工种、工资类型及工资单价,点击确定即可。)→点击“关闭

2、劳务考勤单

项目部门录单员操作:点击界面上方“劳务”→点击《劳务考勤单》→点击“新建”→点击“确定”→选择“项目名称”→选择“施工队”→点击“添加”考勤劳务人员→在“X号”下方输入“1”表示出勤→点击“保存

3、劳务加班单

项目部门录单员操作:点击界面上方“劳务”→点击《劳务加班单》→点击“新建”→选择“项目名称”→选择“归属施工队”→点击“添加”加班人员→输入“加班单价”及“加班数量”→点击“保存

4、月底劳务考勤汇总

项目部门录单员操作:点击界面上方“劳务”→点击《劳务考勤汇总》→根据需求,选择上方任意几项,点击“查询”,得到每月考勤汇总表。

5、月底劳务加班汇总

项目部门录单员操作:点击界面上方“劳务”→点击《劳务加班汇总》→根据需求,选择上方任意几项,点击“查询”,得到每月考勤汇总表。

6、劳务工资表

项目部门录单员操作:点击界面上方“劳务”→点击《劳务工资单》→点击“新建”→选择“项目名称”及“归属施工队”→点击“下一步”→在选择框打√,点击“完成”(出现提示选择是、同意即可)→选择“结算方式”→点击“保存

(九)员工工资发放

1、员工维护

项目部门录单员操作:点击导航界面“员工管理”→点击“员工维护”选择员工→点击“修改”→点击“工资参数”在对应的字段中填入金额→点击“确定”

2、员工考勤表

 项目部门录单员操作:点击导航界面“员工管理”→填写《员工考勤表》→点击“新建”→点击“原始单填写”→选择“项目名称”→选择“考勤月份”→点击“添加”→点击“保存”→确认无误后录单员点击“审核

3、员工工资表

项目部门录单员操作:点击导航界面“员工管理”→填写《员工工资表》→点击“新建”→选择发放工资的“月份”和“方案”→点击“下一步”选择员工考勤表→点击“下一步”若没有其他单据可以一直点击下一步直至点击“完成”→工资无误,则选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(十)员工借还款

1、先借款后报销、还款

①员工请款单

项目部门录单员操作:点击导航界面“财务管理”→填写《员工请款单》→点击“新建”→选择“请款员工”→选择“请款类型”→选择“付款机构”→填写“备注”→选择“借款类别”→填写“请款金额”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

②员工借款单

出纳操作:点击导航界面“财务管理”→点击《员工请款单》(选中要借款的单据)→点击“执行”生成《员工借款单》→选择“支付方式”→填写“借款金额”→支付方式除“现金”外都要执行后续操作,否则点击“保存”→选择“银行名称”→选择“开户名称”→选择“银行编号”→点击“保存

③员工还款单(8大应付款单据冲抵借款。8大应付款单据指“财务管理”模块显示的分包验收单、材料采购单、运输车辆单、机械结算单、租赁结算单、其他费用单、设备采购单、设备维修单。)

a.员工还款

出纳操作:点击导航界面“财务管理”→点击《员工还款单》→选择“借款员工”→选择“批准人”→选择“收款机构”→选择“收款方式”→填写“还款金额”→选择“对应借款单”→支付方式除“现金”外都要执行后续操作,否则点击“保存”→选择“银行名称”→选择“开户名称”→选择“银行编号”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

b.应付款单据冲抵借款(支付费用后回来报销)

项目部门录单员操作:应付单据审核完成后→生成《付款申请单》→勾选“冲抵员工借款”→选择“冲抵类别”→选择“报销员工”→其他操作查看《付款申请单》具体说明→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

2、先垫钱后报账

①付款单据

项目部门录单员操作:填写应付款单据→保存

②付款申请单

项目部门录单员操作:付款单据列表处点击“付款”生成《付款申请单》→点击“收款人明细”→点击“添加”→点击“选择收款人”(从员工库中选择)→确定员工收款“金额”→其他操作查看《付款申请单》具体说明→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(十一)其他费用(费用报销)业务

项目部门录单员操作:点击导航界面“财务管理”→填写《其他费用单》→点击“新建”→选择“原始单填写”→选择“发生项目(或公司机构)”→选择“往来单位”→选择“发票类别”→选择“报销人”→点击“添加”(输入“含税单价”即报销金额)→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(十二)其他收入业务

项目部门录单员操作:点击“财务”→其他收入管理→填写《其他收入单》→点击“新建”→选择“发生项目(或公司机构)”→选择“往来单位”→选择“发票类别”→点击“添加”(输入“含税单价”)→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

(十三)付款业务

1、申请付款

项目部门录单员操作:点击导航界面“财务管理”→填写《付款申请单》→点击“新建”(选择付款类型,输入申请付款金额)→选择“对方账号”→选择“支付流程”→选择“支付方式)→选择“银行账号”→选择“付款名称”→选择“审核流程”(根据公司制度确定的审批人选择审核流程)→点击“保存

2、执行付款

出纳操作:收到付款提醒时,并付款→打开软件,系统自动弹出付款申请单,打开付款申请单,点击下方“付款”,生成付款单。核实信息后“保存” 

三、复核、审核、审批操作业务

(一)手机操作

1、收货、复核、审核、审批

打开手机钉钉“工作台”→进入“金石软件”→点击“审核中心”选择要审核的单据→对单据信息有异议点击“修改”(修改后“保存”,重新返回“审核中心”,再次点击单据,点击“审核”);对单据所有信息无异议则点击“审核”,→点击“我要签名”(在“签名”区域签上审核人姓名)→点击“输出签名”→点击“提交”→终级审核人通过审核的选择传送给执行人

2、消息查看

执行人:打开手机钉钉“工作台”→点击“消息中心”→点击“我收到的提醒”,点击查看消息(可点击“标蓝的单据号”查看信息及审核人)→点击“返回”,出现“是否确认该信息已处理,下次不再显示?”提醒,点击“确定

(二)电脑操作

1、收货、复核、审核、审批    

进入金石软件出现提示音表示有审核单据→点击“审核”单据,(对单据所有信息无异议选择点击“审核”→终级审核人通过审核的选择传送给执行人;若对单据信息若有异议,则退出单据,点击“修改”单据,输入审定数据,点击“重新保存”,再次点击“审核”单据→点击“审核”→终级审核人通过审核的选择传送给执行人。

2、消息查看

执行人:进入金石软件出现提示音表示有抄送单据→点击“查看审核”,可查看审核情况;点击“查看”(可点击“标蓝的单据号”查看单据信息)→点击“关闭”,出现“是否确认改信息已处理,下次不再显示”,点击“”。

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